项目计划编制
项目计划编制是根据项目的特点,按照科学程序和方法制定计划的过程。这一过程通常分为多个步骤,包括定义产品、确定任务、开发优先秩序图表、分配时间等。常用的工具包括工作分解结构图、线性责任图及项目行动计划表。项目计划编制的原则包括目的性、系统性、动态性、职能性、完整性、相对稳定性。
编制依据
在项目计划编制的过程中,需要考虑多种输入文件,包括但不限于:
1. 相关的计划,如工作分解结构。
2. 历史资料,如估算数据库、过去项目绩效的记录。
3. 组织政策,即与项目相关的正式的和非正式的组织政策。
4. 制约因素,即影响项目绩效的限制因素。
5. 假设条件,即因项目存在着未知因素而建立的假设。
计划内容
项目计划编制的输出文件丰富多样,其中包括:
1. 范围计划,确定了项目所有必要的工作和活动的范围,明确了项目目标和主要可交付成果。
2. 工作计划,说明了应如何组织实施项目,制定了项目工作分解结构图,分析了各工作单元之间的相互依赖关系。
3. 人员管理计划,说明了项目团队成员应该承担的各项工作任务以及相应的关系,制定了项目成员工作绩效的考核指标和方法及人员激励机制。
4. 资源供应计划,明确了项目实施所需要的机器设备、能源燃料,原材料的供应及采购安排。
5. 进度报告计划,主要包括进度计划和状态报告计划,规定了描述项目当前进展情况的状态报告的内容、形式以及报告时间等。
6. 成本计划,确定了完成项目所需要的成本和费用,并获得了描述成本一时间关系的项目费用基准。
7. 质量计划,为了达到客户的期望而确定的项目质量目标、质量标准和质量方针,以及实现该目标的实施和管理过程。
8. 变更控制计划,规定了处理项目变更的步骤、程序,确定了实施变更的具体准则。
9. 文件控制计划,确保项目成员能够及时、准确地获得所需文件。
10. 风险应对计划,对项目中可能发生的各种不确定因素进行了充分的估计,并为某些意外情况制定了应急的行动方案。
11. 支持计划,包括软件支持计划、培训支持计划和行政支持计划。
编制原则
项目计划编制需要遵循多项原则,包括:
1. 目的性原则,强调计划管理的目的在于促进项目目标的实现。
2. 系统性原则,指出项目计划本身是一个系统,由一系列子计划组成,彼此之间相互独立,又紧密相关。
3. 经济性原则,要求计划工作要讲究效率,考虑投入和产出的比例。
4. 动态性原则,鉴于项目的动态性,项目计划要随着环境和条件的变化而不断调整和修改。
5. 相关性原则,强调项目计划是一个系统的整体,任何子计划的变化都可能影响其他子计划的制订和执行。
6. 主导性原则,指出项目计划是在项目的执行、控制、收尾阶段之前的准备工作,是进行其他各项管理工作的基础。
编制步骤
项目计划编制应按照以下步骤进行:
1. 确定项目的应交付成果,包括最终产品和中间产品。
2. 确定任务并进行任务分解,从项目目标开始,从上到下,层层分解。
3. 建立逻辑关系图,确定各个任务之间的相互依赖关系。
4. 为任务分配时间,确定每个任务所需的时间和人力资源要求。
5. 确定项目团队成员可以支配的时间,排除假期、教育培训等因素的影响。
6. 就任务对资源进行分配并平衡资源,保持各项任务之间的相互依赖关系。
7. 确定管理支持性任务,如项目管理、项目会议等。
8. 准备计划汇总,包括个人进度计划、产品里程碑、累计的任务汇总、累计的资源汇总和任务分配单等。
编制程序
项目计划编制的程序包括:
1. 定义项目的目标并进行目标分解。
2. 进行任务分解和排序。
3. 完成各项任务所需时间的估算。
4. 以网络图的形式来描绘活动之间的次序和相互依赖关系。
5. 进行项目各项活动的成本估算。
6. 编制项目的进度计划和成本基准计划。
7. 确定完成各项任务所需的人员、资金、设备、技术、原材料等资源计划。
8. 汇总以上成果并编制成计划文档。
编制成果
项目计划编制的成果包括:
1. 项目计划,一份指导项目执行和控制的文件,其详细程度取决于项目的规模和类型。
2. 详细依据,包括未包含在项目计划中的其他计划编制过程的输出、辅助信息和文档、技术文档、标准以及早期的项目开发计划编制中的规范。
注意事项
在项目计划编制过程中,需要注意的问题包括:
1. 强调计划的重要性,避免“准备一开火一瞄准”式的项目执行。
2. 项目计划应从整体上考虑问题,体现各子项目的承接、时间和资源的有机协调。
3. 项目计划的范围要适中,既不过于简单也不过于繁琐。
4. 项目计划应具有动态性,留出适合情况变化和项目部门的各种具体要求的调整空间。
5. 项目计划应考虑风险,避免忽视潜在的风险导致项目失败。
6. 让具体实施工作的人员参与项目计划的制订,提高计划的可行性。
7. 项目计划应具有可操作性,任务在执行前应有良好的理解,便于提前准备。